SAMARINDA – Untuk menjaga keamanan dan kemudahan akses dokumen penting, Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim) kini mulai memprioritaskan digitalisasi arsip.
Selain itu, untuk mengurangi beban administrasi, Dispora Kaltim juga telah memusnahkan arsip-arsip lama yang sudah tidak relevan dan telah melampaui masa penyimpanan yang ditentukan.
Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dispora Kaltim, Sri Wartini menjelaskan bahwa pemusnahan ini mencakup dokumen operasional dan keuangan dinas dari periode 2005 hingga 2011, yang sudah melebihi batas waktu penyimpanan.
“Arsip itu ada arsip rutin, ada juga keuangan, jadi operasional dinas. Ada substantif sama fasilitatif, tapi memang sudah yang tidak terpakai,” kata Sri Wartini.
Kepala Bidang (Kabid) Peningkatan Prestasi Olahraga (PPO) Dispora Kaltim, Rasman Rading menambahkan bahwa selain pemusnahan, Dispora Kaltim juga tengah menjalankan program digitalisasi arsip untuk memastikan semua dokumen penting dapat tersimpan secara aman dan mudah diakses.
“Dokumen-dokumen penting bisa disimpan secara digital agar tidak hilang,” ujarnya.
Digitalisasi ini bertujuan agar dokumen yang memiliki nilai hukum dan administratif tinggi dapat diakses dengan cepat dan aman.
Untuk arsip statis dari periode 2008 hingga 2011, Dispora Kaltim juga menyerahkannya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim untuk pengelolaan yang lebih teratur. (Adv)
